Mnohým z nás při slově „účetnictví“ běhá mráz po zádech a žaludek se nám podivně svírá. Papírování je všeobecně neoblíbenou firemní záležitostí, ale když se navíc přidá odpovědnost za peníze, zvyšuje se stres a nejistota, zda je vše zařízené tak, jak má být. Firmy (zvláště ty menší) proto hledají způsoby, jak na přehledné a jednoduché účetnictví. Jednou z cest, kterou vám vzápětí představíme, je účetnictví v cloudu.
O výhodách cloudu dnes čteme, kam se podíváme. Důvodem, proč je cloud neustále tak skloňovaný, je fakt, že opravdu výrazně zjednodušuje mnohé úkony, které musí firmy provádět – a to od zálohování dat, přes CRM a ERP systémy až právě po účetnictví.
Cloudové účetnictví a jeho hlavní výhody
Cloudové účetnictví (též online či digitální účetnictví) je jednoduše řečenoúčetnictví vedené pomocí nějakého softwaru – aplikace – která běží online (tedy přes internet) a slouží k vedení, vypočítávání a ukládání všech potřebných dat, se kterými vaše účetní pracuje. Nemáte je tedy fyzicky ve vašem počítači (ačkoliv si je určitě můžete stáhnout i do něj), ale uložené v cloudu. To má nesporné výhody především v souvislosti s flexibilitou, aktuálností, bezpečností a i snadnou integrací s jinými systémy.
Především však máte jistotu, že vám už nikdy nebude chybět žádný doklad a vy se tak nebudete muset obávat případných kontrol z finančního úřadu.
Flexibilita a výhodná cena
Software, ve kterém účetnictví spravujete, můžete nainstalovat do svého počítače, ale častěji je využívaná možnost přistupovat k němu přímo z internetového prohlížeče. Tento software pak běží na vzdálených serverech poskytovatele, to znamená, že k němu můžete přistupovat jen pomocí připojení k internetu – tedy z jakéhokoliv zařízení, které máte k dispozici. Pokud je to potřeba, je velmi snadné, abyste udělili přístup k datům i dalším lidem, kteří se dostanou ke kompletní dokumentaci ze svých vlastních zařízení (bez přeposílání).
Nejste tedy vázáni na jeden konkrétní počítač, na kterém máte všechno účetnictví uložené, ale můžete se k němu dostat klidně pomocí mobilního telefonu a pracovat tak s uloženými daty prakticky kdykoliv a odkudkoliv. Pokud se navíc nedopatřením nějakému z vašich zařízení něco stane, o svá data nepřijdete, ani vás absence či výpadek konkrétního PC nijak nezdrží v práci.
Při používání účetní aplikace se jedná o tzv. variantu cloudu SaaS, tedy Software as a Service. Tedy variantu, kdy si za určitý poplatek kupujete přístup k danému softwaru. Ačkoliv mnoho lidí pravidelná platba odrazuje, zpravidla vás cloudové účetnictví ve finále vyjde laciněji. Nemusíte se totiž sami starat o zabezpečení, aktualizace apod., ani platit IT pracovníka, který by vše spravoval.
Vše v „real timu“
Přístup k informacím máte v reálném čase (real time). Namísto prohlížení zpráv, které jsou dny, týdny nebo dokonce měsíce neaktuální, máte okamžitý přehled o aktuální finanční situaci společnosti. A to přehledně a na jednom místě.
Bezpečnost
Ačkoliv se to možná na první pohled uživatelům nezdá, je uchovávání dat v cloudu (pochopitelně správně vybraném a ověřeném) bezpečnější, než když je máte ve vašem počítači. Zvláště pak v případě, že jste malá firma, která si nemůže dovolit zaměstnávat řadu IT pracovníků. Firmy poskytující cloud věnují zabezpečení tolik úsilí, kolik byste vy sami vynaložit nemohli.
® Tip: Nejvyššího zabezpečení dosáhnete, pokud účetní software poběží na tzv. privátním cloudu.
Účetní aplikace
Systémů pro účtování je celá řada. Pokud se tedy rozhodnete cloud pro účetnictví ve vaší firmě opravdu zavést, doporučujeme udělat si napřed důkladnou rešerši a zjistit, jaký z nich nejlépe vyhovuje vašim požadavkům. A ačkoliv vám digitalizace účetnictví určitě ušetří spoustu starostí, nezapomínejte, že česká legislativa stále trvá i na papírových dokladech. Mějte tedy ve firmě i fyzické kopie daňových dokladů, jinak nedodržíte zákony a můžete se dostat do potíží. Vše z daného systému vytisknout je ale už to nejmenší. Důležité je, že vy sami budete mít komplexní a jasný přehled o všem v jedné jediné aplikaci.
